Uue töötaja tööle vormistamine

Riigitöötaja iseteenindusportaali isikuandmete mooduli kaudu on võimalik vormistada uusi töösuhteid. Seda saab teha ainult mooduli halduri rolliga töötaja (= asutuse personalitöötaja).

Asutus saab peale uue töötaja välja valimist algatada RTIPi isikuandmete moodulis uue töötaja tööle vormistamise. Personalitöötaja alustab uue töötaja lisamist tema isikukoodi sisestamisest, valib töösuhte alguskuupäeva ja ametikoha, mida uus töötaja täitma hakkab. Lisada tuleb ka töökoormus ja palk. Seejärel saab ankeedi saata uuele töötajale täitmiseks.

Uue töötaja tööle vormistamiseks vali menüüpunkt "Isikuandmed" > "Uued töötajad".

Esimest korda avaneb tühi tabel, kuna ühtegi töötajat ei ole veel tööle vormistatud. Uue töötaja lisamist saad alustada nupust "Lisa uus töötaja" [1].

Pärast lisamist tekib tabelisse uus töötaja. Töötajaid võib tabelis olla mitu, kui asutuses satub olema mitmeid samal ajal tööle vormistamise protsessis olevaid isikuid.
Uue töötaja ankeedi staatus võib isikutel olla erinev sõltuvalt sellest, kui kaugele vormistamise protsess on jõudnud.

Nupp "Lisa uus töötaja" avab sulle akna, kus pead sisestama uue töötaja isikukoodi ning vajutama nuppu "Lae rahvastikuregistrist".


Isikukoodi alusel leitakse rahvastikuregistrist inimese nimi ja kodakondsus [1].
Järgmiseks sisesta uue töötaja meiliaadress [2]. Sellel aadressil saad talle saata isikuankeedi täitmiseks.
Märgi, kas töötaja tuleb tööle tähtajatu või tähtajalise töölepinguga [3].
Kohustuslik on märkida tööle asumise kuupäev [4] ja katseaeg. Mõlemaid väärtuseid saab hiljem vajadusel muuta.
Katseaja puhul tuleb näidata kas katseaja kestus [5] või katseaja lõpu kuupäev [7]
Vaikimisi on katseaja kestuse ajaühikuks valitud "kuud", aga valida saab ka "nädalat" ja "päeva" [6].
Katseaaeg saab lõppeda ka kindlal kuupäeval, kui nii on töötajaga kokku lepitud. Sel juhul tuleb kalendris valida konkreetne katseaja lõpu kuupäev [7]
NB! Konkreetse katseaja lõpu kuupäeva puhul töötaja katseaeg tema haigestumise või puhkuse korral ei pikene.


NB! Kui asutusse tuleb tööle isik, kes on samas asutuses varem töötanud, siis tema isikuankeedi täitmises erisusi ei ole. Tuleb alustada rahvastikuregistri päringust isikukoodi alusel ja täita ankeet edasi samal moel, nagu täitsa uue töötaja puhul. 
Kui kandidaat asub uue töötaja ankeeti täitma, siis pakutakse talle andmete ülekandmise võimalust varem kehtinud töösuhte andmetest. Kui ta selleks nõusoleku annab, on tema ankeet suures osas eeltäidetud. Läbi ankeedi täitmise töötaja kinnitab, et on nõus pakutavate tingimustega ning ühtlasi kontrollib ja vajadusel uuendab oma andmeid (pangakonto, kodune aadress, maksuvaba tulu jms).

RTK arvestaja sammus kandidaadist töötaja vormistamisel rakendub majandustarkvaras SAP nö taastööletuleku loogika, mis tähendab, et töötaja varasem selles asutuses kasutuses olnud SAP ID avatakse uuesti.

Pärast salvestamist suunab süsteem sind uue töötaja ankeedil töökoha vahelehele, kus pead valima, millist ametikohta uus töötaja täitma hakkab. 
Kliki nupul "Vali ametikoht" [1], mis viib sind asutuse struktuuri vaatesse.

Asutuse struktuuri vaates kuvatakse vaikimisi vakantseid ametikohti töösuhte alguskuupäeva seisuga [2]. Saad linnukest eemaldada ja valida ka täidetud ametikohta. 
NB! Uue töötajaga töösuhte vormistamise protsessi lõpuks peab ametikoht saama siiski vabastatud.

Vaba ametikohta võid otsida struktuurist üksuseid sinisest noolest avades [3].
Ametikoha juures on kuvatud töötaja grupp ja allgrupp [4]. Täitmata ametikohtade puhul on kuvatud, et need on vabad ja kui mitme % ulatuses [5].

Saad uut töötajat lisada ka täidetud ametikohale. Täidetud ametikohta saad otsida selle töötaja nime [6], isikukoodi ja personalinumbri alusel, kes seda hetkel täidab. Võimalik on otsida ka ametikoha SAP ID alusel [7].


Ametikoha valimiseks kliki ametikohal. See saab kollase taustatooni [8].
Pärast ametikohal klikkimist kuvatakse selle kohta täiendavat infot [9]: tööpere, ISCO kood, tunnused (kas ametikoht on AK = asutusesiseseks kasutamiseks ja riigikaitseline), ametikoha SAP ID, ametikoha kood ja kulukeskus ning mis kuupäevani ametikoht kehtib.

Vali ametikoht [10], misjärel ametikoha andmed kantakse ankeedile.


Pärast ametikoha valimist suunab süsteem sind tagasi ankeedi töökoha vahelehele. Ametikoha andmed on kandunud ankeedile [11] ja ankeet on staatuses "Sisestamisel".
Saad muuta töötaja allgruppi, kui töötajale ei laiene ametikoha allgrupi väärtus [12].
Saad märkida, kas töötaja tuleb tööle asendajana [13] - näiteks asendama emapuhkusel või vanemapuhkusel viibivat töötajat.
Või tuuakse töötaja üle teisest asutustest [14] - näiteks rotatsioon ATS § 33 mõistes.
Pead lisama töökoormuse [15] ja palga [16].
Lisa töökoha asukoht aadressi täpsusega [17]. Saad lisada töökoha kontaktid, aga neid võid täita ka hiljem [18].

Töökoormuse lisamiseks vajuta nuppu "Lisa/muuda" [1].
Pead sisestama töökoormuse protsendi [2]. Kuvatud on ametikoha % ja mitu % ametikohast on täitmata [3].
PS! Ametikoht võib olla täidetud näiteks 50% ulatuses, sel juhul on veel pool kohta täitmata ja saad sinna inimest värvata 50%-ga.
Pead valima ka tööajagraafiku liigi [4]. Enamus töötajaid on tööl graafikuga NORM, mis tähendab töötamist esmaspäevast reedeni 40 tundi nädalas.
NB! Kui sa ei ole kindel, millist tööajagraafikut valida, siis konsulteeri oma personaliarvestajaga Riigi Tugiteenuste Keskuses.

Palga lisamiseks vajuta nuppu "Lisa/muuda" [1]. Sulle avaneb eraldi aken põhipalga ja lisatasude lisamiseks.

Palga liik "Põhipalk" on kohustuslik ja eeltäidetud, seda muuta ei saa [2]. Sisesta uuele töötajale makstav põhipalga summa [3].
Saad lisada märkust/kommentaari, kui pead vajalikuks mingi selgituse lisamist [4]. NB! Uuele töötajale märkust ei kuvata.

Saad lisada lisatasusid. Pead ise kirjutama lisatasu nimetuse [5].
Sisesta ka lisatasu summa, süsteem arvutab selle protsendilise väärtuse põhipalgast. Või sisesta lisatasu % ning süsteem arvutab summa [6].
Saad lisada mitu lisatasu rida [7].

Uue töötaja ankeedil on võimalik märkida ka põhipalk katseajal.

Kui asutus soovib katseajal maksta töötajale madalamat põhipalka, siis nüüd on võimalik eraldi välja tuua põhipalga summa katseajal.
Kindlasti palun arvesse võtta, et sel juhul kandub palk arvestussüsteemi SAP kahe reaga ning katseaja lõppemisel rakendub katseaja järgne põhipalk automaatselt
See tähendab, et uue töötaja puhul peab olema kindel, et katseaeg läbitakse edukalt ning mingeid muudatusi ees ootamas ei ole.
Kui katseaega edukalt ei läbita, tuleks RTKd sellest aegsasti teavitada (enne oletatavat katseaja lõppu).

Palga sisestamise aknas märkida linnukesega "Põhipalk katseajal" [8], misjärel tekib katseaja palga sisestamise võimalus [9].

Pärast sisestust kuvatakse katseaja palka teise värvitooniga.

Palga ploki juures on võimalik määrata, millistest rahastamise allikatest läheb maksmisele uue töötaja palk.

NB! Rahastamise allikate lisamise võimalus tekib uue töötaja ankeedile pärast seda, kui töötaja on ankeedi ära täitnud ja asutusele tagasi saatnud.

Rahastamise allikaid uue töötaja palgale on vaja lisada siis, kui töötasu ei maksta riigieelarvelistest vahenditest, vaid mõne projekti eelarvest.
Samuti on vaja rahastamise allikad lisada, kui töötasu ei maksta tervikuna ühest kohast, vaid rakendub osakaaludeks jagamine.

Nupp "Rahastamise allikad" avab uue akna, kus "Lisa" [1] nupust saab määratud töötasule lisada jagamise nii summana kui protsendina [2]. Jagamise ridu on võimalik sisestada mitu.
Nupp "Finantsdimensioonid" [3] võimaldab kulutunnuste lisamist igale osakaalule. 
Võimalik on märkida, et töötaja lähetus- ja majanduskulud makstakse samadest allikatest kui palga kulud [4]

Nupp "Finantsdimensioonid" avab uue akna, kus igale osakaalule on võimalik lisada oma kulutunnused. 
Vaikimisi on kõik finantsdimensioonide väärtused tühjad. Kui finantsdimensioonide lisamine on üleüldse vajalik, siis 4 esimest on kohustuslikud täita: eelarveüksus, eelarve objekt, tegevusala ja kulukeskus. Täiendavalt on võimalik lisada ressurss, abiraha ja projekt. 

Mis tahes lahtrisse kulutunnuse lisamiseks tuleb tunnus valida süsteemi poolt pakutavate väärtuste seast. Et süsteem hakkaks mingeid väärtuseid välja pakkuma, tuleb lahtrisse sisestada vähemalt 2 tähemärki. Kui kahe tähemärgi sisestuse järel on pakutavate vastete hulk liiga suur, tuleb otsitavat parameetrit täpsustada ehk kirjutada rohkem tähemärke. 

Kui lisatud finantsdimensioonid salvestada, kuvatakse lisatud väärtuseid uue töötaja palga ploki all näiteks selliselt:


Uuesti rahastamise allikate nuppu vajutades on võimalik salvestatud kulutunnuseid muuta.

Uue töötaja ankeedil on soovitatav ära märkida ka töökoha asukoht, et uuel töötajal oleks ankeedi täitmisel töökoha asukoht kohe silme ees.

"Lisa/muuda" nupp [1] töökoha asukoha plokis avab akna, kus saab märkida töökoha asukohta aadressi täpsusega.
Saad valida, kas töökoht asub Eestis või välismaal [2].
Eestis asuva töökoha puhul hakka aadressi lahtrisse sisestama tähemärke [3]. Süsteem käivitab päringu Maa-ameti aadressiandmete registrisse ning hakkab pakkuma vasteid. Kui vasteid tuleb liiga palju, kirjuta lisaks aadressile ka linna nimi. Tee lõplik valik hiirega.
Salvestamisel lisatakse valitud aadress töötaja ankeedile [4]. Vajadusel saad seda muuta.


Töökoha kontake võib, aga ei pea kohe lisama. Neid võib täita ka hiljem, kui töötaja käest on ankeet tagasi tulnud.

"Lisa/muuda" [1] nupp töökoha kontaktide plokis avab uue akna.
Saad lisada ruumi, korrust, e-maili, lauatelefoni, mobiiltelefoni ja muid kontakte [2].
Salvestamine lisab sisestatud kontaktid töötaja ankeedile [3]. Saad neid veel muuta, kui ankeet on tulnud uue töötaja käest täitmiselt tagasi.

Uue töötaja isikuandmete ankeedi töökoha andmete plokk on nüüd täidetud [1].
Saad ankeedil edasi liikuda järgmisele vahelehele klikkides või ankeedi all servas "Edasi" nuppu vajutades.
Ankeet on staatuses "Sisestamisel" [2].
Saad alati ankeedi tervikuna kustutada, kui töötajaga töösuhet siiski ei sõlmita [3].

Isikuandmete vaheleht on ette nähtud uuele töötajale täitmiseks.

Kontaktide plokis on "Muuda" nupu [1] kaudu võimalik muuta/parandada uue töötaja e-maili aadressi.
NB! Kuna kontaktide plokk sisaldab ka töötaja koduse aadressi lahtrit, siis "Muuda" nupp käivitab ühtlasi päringu Rahvastikuregistrisse töötaja koduse aadressi kohta.

Dokumendid vaheleht võimaldab üles laadida dokumente, millega uus töötaja ankeedi täitmise raames tutvuda võiks, näiteks ametijuhend vms.

Vajuta nuppu "Lisa dokument" [1] ning see tekitab tühja rea, mis võimaldab faili üles laadimist. Saad soovi korral lisada mitu dokumenti.
Lisa dokumendi nimetus [2], lae üles manus [3] ja salvesta. Manuse asemel võid töötaja dokumendi juurde juhatada ka lingi abil, aga pead siis arvestama, et tegemist ei oleks lingiga, mis avaneb ainult asutuse sisevõrgus. Sinu sisestusest tekivad dokumentide lingid [4], mida kandidaat saab avada.

Vaheleht "Eelvaade ja saatmine" kuvab sulle, millisena näeb ankeeti kandidaat, kui ta on riigitöötaja iseteenindusportaali sisenenud. Saad vajadusel liikuda veel ankeedi eelmistele vahelehtedele tagasi ning teha muudatusi.
Nupp "Saada pakkumine" avab meili saatmise vormi, millega käivitub ankeedi edastamine uuele töötajale selle täitmiseks.

Ametisse nimetamise avaldus

Kui tööle vormistatakse ametnik, peab ta koos ankeedi täitmisega allkirjastama ka ametisse nimetamise avalduse. Avalduse mall peab olema eelnevalt seadistatud admin-keskkonnas (menüüpunkt "Isikuandmed" > "Avalduste mallid"). Igas asutuses saab seadistada nii mitu avalduse malli, kui vaja.

Uue töötaja ankeedile tekib ametniku tööle vormistamise korral plokk "Ametisse nimetamise avaldus", kus saab valida admin-keskkonnas seadistatud malli. Pärast malli salvestamist kontrolli kindlasti ka avalduse eelvaadet.


Avalduse eelvaade avaneb PDF kujul.

Kandidaadile e-kirja saatmiseks peab sul olema seadistatud e-kirja mall portaali admin-keskkonnas. Sel juhul avab nupp "Saada pakkumine" eelseadistatud tekstiga e-kirja, mida saad jooksvalt muuta. Kui malli ei ole seadistatud, avaneb tühi e-maili vorm ja pead kirjutama terve e-maili teksti. 

Pealkiri [1] läheb uuele töötajale saadetava e-maili pealkirjaks.
Sisu lahtrisse [2] kirjuta kogu jutt, mida soovid seoses tööpakkumisega uuele töötajale öelda. Siin tasub jagada ka juhiseid ankeedi täitmiseks, näiteks millised andmed kindlasti täita tuleb jne.
Kui uue töötaja andmeid sisestama hakates täitsid ka e-maili, on see nüüd kirja adressaadina siin kuvatud [3]. Vajadusel saad seda lisada või muuta.
Nupp "Salvesta" [4] salvestab e-kirja ning võimaldab selle kirjutamise juurde hiljem naasta.
Nupp "Saada töötajale" [5] käivitab e-maili saatmise uuele tööajale ning ankeet läheb staatusesse "Täitmisel".
Nupp "Ei saada, täidan ankeedi ise" [6] ankeeti töötajale ei saada ning annab võimaluse sul endal ankeet täita töötaja eest. Ankeet läheb staatusesse "Kontrollimisel".

Kui oled saatnud ankeedi uuele töötajale, läheb see sinu vaates staatusesse "Täitmisel".

Kui ankeedi avad, siis on see sinu jaoks nüüd kirjutuskindel ja muudatusi teha ei saa. Kandidaadile välja saadetud e-maili sisu saad vaadata nupu "Saadetud e-kiri" alt [2].

Kui midagi läks ankeedi täitmisel valesti, saad välja saadetud ankeeti ka tagasi võtta [3]. Tagasi võetud ankeeti kandidaat täita ei saa.

Kui selgub, et töötaja üldse tööle ei tule, saad ankeeti ka kustutada [4].
NB! Koos tööpakkumise kustutamisega tekib e-maili saatmise võimalus. Saad avanevas aknas valida, kas soovid uuele töötajale saata teavituse või kustutad pakkumise ilma kirja saatmata.

Välja saadetud ankeedi kohta on kandidaat saanud e-mailiga tööülesande. Loe siit ankeedi täitmise kohta kandidaadi vaates.

Viimati uuendatud 07.02.2023