Isikuandmete mooduli juhend töötajale

"Haridus ja kvalifikatsioon" vahelehel sõltub kvalifikatsiooni ploki kuvamine asutuse seadistustes. Ploki olemasolu korral on kuvatud kvalifikatsiooni grupp, nimetus, tase ja kehtivusaeg.

Plokis "Haridus" on kuvatud sinu hariduse andmed, nii lõpetatud kui omandamisel. Saad lisada uut haridustaset või olemasolevat kustutada. Uue hariduse lisamiseks on kaks võimalust:

• lisada hariduse andmed käsitsi [1] või
• lisada hariduse andmed Eesti Hariduse Infosüsteemist (EHIS) [2].

Haridus EHISest

Nupp "Uuenda Eesti Hariduse Infosüsteemist" käivitab päringu EHISesse sinu hariduse andmete kohta.
Kui EHISes sinu andmed puuduvad, kuvatakse veateadet: Eesti Hariduse Infosüsteemis puuduvad sinu hariduse andmed!

Kui EHISes on sinu hariduse andmed olemas, saad need edastada tööandjale.

Pane tähele! EHISest hariduse andmete lisamisel võib tekkida olukord, kus sul mingeid hariduse kirjeid on topelt, kuna alles jääb ka esialgu andmebaasis olnud hariduse info. Peaksid sel juhul ühe kattuvatest kirjetest kustutama.

Hariduse sisestamine käsitsi

Kui EHISes ei ole sinu hariduse andmeid, saad neid lisada ise nupust "Lisa haridus". Sulle avaneb aken, kus pead valima haridustaseme [1], haridustaseme liigi [2], riigi [3], kus haridus on omandatud, õppeasutuse [4] ja eriala nime [5], lõpetamise aasta [6], diplomi numbri [7] ja lisama manusena [8] ka diplomi skaneeringu.

Kui sinu haridus on alles omandamisel, tähista linnukesega märkeruut "Veel lõpetamata, omandamisel" ning lisa õpingutega alustamise aasta.

EHISe välise hariduse lisamine läheb asutuses kooskõlastamisele. Pärast "Salvesta" nupu vajutamist kuvatakse sulle kooskõlastusringi andmeid.

Pead veel vajutama nuppu "Saadan", et andmed liiguks kooskõlastamisele.

Ploki "Tööks nõutav keeleoskus" olemasolu sõltub asutuse seadistustes. Kui plokk on olemas, saad lisada uut keeleoskust [1] või eemaldada olemasolevat [2].

Uue keeleoskuse lisamisel avaneb aken, kus pead rippmenüüst valima keele [3], oma oskuse taseme [4] ja omandamise kuupäeva [5]. Saad lisada ka tunnistuse/tõendi[6], mis tõendab lisatud keeleoskuse valdamist valitud tasemel.

Plokis "Ametikoht" kuvatakse sinu kehtivt ametinimetust, ametikoha paiknemist asutuse struktuuris ja sinu personalnumbrit arvestussüsteemis SAP.

Plokis "Kokku lepitud töökoormus" näed enda töökoormust koos kuupäevaga, mis ajast alates see kehtib.
Kuvatud on ka tööaja graafik, mis näitab, kas töötaja käib tööl nö tavagraafiku akusel (E-R) või on tegemist summeeritud tööajaga töötajaga.

Plokis "Palk ja muud tasud" kuvatakse sinu palka. Kui su töötasu koosneb mitmest tasuliigist, on need kõik kuvatud. Arvutatakse ka tasu kokku.

Kui sul hakkab tulevikus kehtima uus palk (seoses palgatõusuga või mingi täiendava tasu maksmisega), on palga ploki all kuvatud pealkiri "Tuleviku tasud". 
Sellel klikkides näed oma tulevikus kehtima hakkavat töötasu summat koos kehtivuse kuupäevaga.

Plokis "Töökoha asukoht" kuvatakse sinu töökoha aadressi. Seda töötaja ise muuta ei saa.

Plokis "Töökoha kontaktid" näed oma töökoha asukohta kabineti täpsusega, telefoninumbrit ja e-posti aadressi. Saad neid vajadusel muuta või täiendada. 

"Muuda" nupp avab eraldi akna kontaktandmete muutmiseks.

Muuta on võimalik ruumi numbrit, korrust ja e-posti aadressi, telefoni ning mobiiltelefoni. Mõlema telefoninumbri kohta on võimalik sisestada ka lühinumbri variant.
Võimalik on ka lisainfo sisestamine vabateksti väljale.

Sõltuvalt asutuse seadistustest võib kontaktandmete muutmisel rakenduda kooskõlastamise vajadus. Sel juhul kuvatakse pärast "Salvesta" nupu vajutamist eelseadistatud kooskõlastusringi. 

Vahelehel "Kõrvaltegevused" saad tööandjat informeerida oma tegevustest, millega tegeled lisaks põhitööle.

Kõrvaltegevuse lisamiseks tasub kontrollida, kas andmed sinu tegevuse kohta on olemas Äriregistris. Selleks vajuta nuppu "Uuenda andmed äriregistrist". 

Kui Äriregistris sinu kohta andmed puuduvad, saad oma kõrvaltegevusest tööandjale teada anda ka andmeid käsitsi nupust "Lisa kõrvaltegevus" lisades.

Nupp "Uuenda andmed äriregistrist" käivitab päringu Äriregistrisse sinu isikukoodi alusel. Kui registris eksisteerib sinu kohta andmeid, siis kuvatakse need ekraanile sisestamisel staatuses ja kollase piirjoonega.

Äriregistrist laetud andmeid tuleb sul täiendada, misjärel saad kõrvaltegevuse teatise saata kooskõlastamisele.

Vajutades nuppu "Täienda" avaneb aken, mis on eeltäidetud Äriregistri andmetega. Muudetavad on registrist imporditud juriidilise isiku nimi [1], ametikoha nimetus [3] ja kõrvaltegevuse alguskuupäev [4]. Registrikoodi [2] muuta ei saa. Pead kõrvaltegevuse teatist täiendama järgmiselt:

• vali rippmenüüst kõrvaltegevuse tüüp [5],
• kirjelda oma kõrvaltegevuse maht ja tegemise aeg [6],
• kirjelda kõrvaltegevuse sisu ja täidetavad tööülesanded [7].
• Kui tegemist on tähtajalise tööga (projektitöö vms) saad märkida ka lõppkuupäeva [8],
• linnukesega võid märgistada, kui saad kõrvaltegevusest tulu [9].

Märkeruudus pead ka linnukesega kinnitama, et kõrvaltegevus ei takista sinu põhitööd [10].

Salvesta täidetud kõrvaltegevuse teatis.

Salvestamine avab sulle eelseadistatud kooskõlastusringi, kus saad kontrollida, kas teavituse saajad on korrektsed.

Saad vajadusel muuta eelseadistatud kooskõlastajate ja kinnitajate sammude täitjaid.

Saad lisada dokumendi kinnitamisest teavitatavaid isikuid. Siin määratud isikutele või meiliaadressidele saadab süsteem teate sinu kõrvaltegevuse kohta.

Kõrvaltegevuse teatise kooskõlastusringile saatmiseks vajuta nuppu „Saadan“.

Süsteem suunab töötaja tagasi isikuandmete „Kõrvaltegevused“ vahelehele, kus äsja lisatud kõrvaltegevuse teatis on staatuses „Muudatus menetluses“.

Kõrvaltegevuse teatise kooskõlastamise seisu saad näha ka „Toimingud“ vahelehelt.

Kooskõlastaja saab portaali töölauale tööülesande kõrvaltegevuse teatise kohta.

Tööülesandel klikkimine avab teatise vormi, kus on kuvatud:

• kõrvaltegevuse teatise esitanud töötaja nimi, ametikoht ja vahetu struktuuriüksus [1]
• töötaja poolt täidetud kõrvaltegevuse andmed [2]
• link "Töötaja varasemad kõrvaltegevused" [3] avab info kõrvaltegevuste kohta, millest töötaja on asutust juba varem informeerinud.
• link "Teavituse saajad" [4] avab teatise kooskõlastusringi vaate, kus on võimalik muuta endale järgnevate kooskõlastajate sammude täitjaid või lisada täiendavat kooskõlastajat.

Tööülesande täitmiseks on kooskõlastajal nupud „Nõustun“, „Ei nõustu“ ja „Täpsustavad küsimused“.

Nupp „Nõustun“ märgib tööülesande täidetuks ning viib selle järgmisele sammu täitjale. Kooskõlastusringis saab vastav samm külge rohelise märke „Nõus“. Võimalik on lisada ka kommentaar, mis salvestub kooskõlastusringi juurde.

Nupp „Ei nõustu“ märgib tööülesande täidetuks ning viib selle järgmisele sammu täitjale. Kooskõlastusringis saab vastav samm külge punase märke „Ei ole nõus“. Kohustuslik on lisada kommentaar, mis salvestub kooskõlastusringi juurde.

Nupp „Täpsustavad küsimused“ lükkab teatise tagasi selle esitajale. Töötaja saab kõrvaltegevuse andmeid täpsustada ning teatise uuesti kooskõlastamisele saata. Täpsustavad küsimused tuleb sisestada kommentaari lahtrisse.

Kui mõni kooskõlastaja kasutab kõrvaltegevuse teatisel täpsustavate küsimuste küsimise võimalust, liigub teatis töötajale nö algseisu tagasi. Töötaja peab kõrvaltegevuse andmeid täiendama ja teatise uuesti esitama. Varasem kooskõlastusring koos täpsustava küsimusega tekib sel juhul lingi "Näita/peida ajalugu" alla.

Kinnitaja saab portaali töölauale tööülesande kõrvaltegevuse teatise kohta.

Tööülesandel klikkimine avab teatise vormi, kus on näha töötaja poolt esitatud kõrvaltegevuse andmed ning tööülesande täitmiseks nupud „Nõustun“, „Täpsustavad küsimused“ ja „Keelan“.

Nupp „Nõustun“ lisab kõrvaltegevusele märke „Nõus“. Tööülesanne saab täidetud ning töötaja saab teate, et tema kõrvaltegevuse teatis kinnitati.

Nupp „Täpsustavad küsimused“ lükkab teatise tagasi selle esitajale. Töötaja saab kõrvaltegevuse andmeid täpsustada ning teatise uuesti kooskõlastamisele saata. Täpsustavad küsimused tuleb sisestada kommentaari lahtrisse.

Nupp „Keelan“ viib kõrvaltegevusest keeldumiseni.

Kui kinnitaja vajutab kõrvaltegevuse teatisel nuppu „Keelan“, muutub põhjenduse lahtri täitmine kohustuslikuks ning lisandub lahter keeldumise haldusakti numbri lisamiseks, mis on samuti kohustuslik.

Keeldumise haldusakt (käskkiri) tuleb vormistada asutuse dokumendihaldussüsteemis (DHS) ning siia sisestada haldusakti DHS number. Võimalik on lisada haldusakt manusena, aga see ei ole kohustuslik.

Vajutades nuppu „Saadan mittenõustumise põhjuse“ saadetakse töötajale teade, et tööandja keelab tal vastava kõrvaltegevusega tegelemise. Töötajal on võimalus antud kõrvaltegevus märkida lõpetatuks.

Töötaja saab teate ja e-maili kõrvaltegevusest keeldumise kohta.

Kõrvaltegevuste vahelehel kuvatakse töötajale keeldutud kõrvaltegevust punase piirjoonega.

Keeldumise märke juures kuvatakse kinnitaja poolt sisestatud põhjendust.

Kuvatakse ka viidet keeldumise haldusakti numbrile. Kui haldusakt on lisatud manusena, siis kuvatakse linki sellele.

Töötaja saab keeldutud kõrvaltegevust märkida lõpetatuks.

Kõrvaltegevuse andmeid on võimalik muuta või märkida lõpetatuks.

Kui sa enam kõrvaltegevusega ei tegele, saad selle märkida lõpetatuks. Nupp "Märgi lõpetatuks" avab akna, kus tuleb sisestada lõpetamise kuupäev. Kõrvaltegevuse lõpetamine kooskõlastusringile ei lähe.

Nupp "Muuda" avab kõrvaltegevuse teatise koos tema esialgsete andmetega. Saad andmeid muuta ja muudatused kooskõlastusringile saata. Kui sinu kõrvaltegevuses muutub märkimisväärselt kõrvaltegevuse sisu või maht, tuleks muutmise korral määrata ka uus kõrvaltegevuse alguskuupäev, et kajastuks, mis ajast alates on sama juriidilise isiku juures aset leidva kõrvaltegevuse olemus muutunud. Kõrvaltegevuse andmete muutmine läheb kooskõlastusringile.

Vahelehel "Dokumendid" kuvatakse sinu kohta vormistatud dokumente, mis on genereeritud portaali poolt. 

Kui oled ametnik, võivad dokumentide loetelus olla kuvatud ametisse nimetamise käskkiri, lisatasu määramise käskkiri, ametist vabastamise käskkiri jms. 

Kui oled töölepinguline töötaja, siis võivad dokumentide loetelus olla kuvatud tööleping ja erinevad töölepingu lisad, aga näiteks ka lisatasu määramise käskkiri.

Iga dokumendi kohta on kuvatud nimetus ja number, lisamise kuupäev ning kinnitaja nimi. Dokumendi nimetus töötab lingina dokumendi failile. 

Vahelehel "Toimingud" kuvatakse erinevaid taotluseid, mida oled isikuandmete mooduli kaudu algatanud ja mis nõuavad kooskõlastamist. Näiteks: foto muutmise taotlus, haridusandmete muutmise taotlus, kõrvaltegevuse teatis. 

Toimingu/taotluse nimi töötab lingina taotlusele.