Lisatasude määramine

Põhiandmete plokk

Lisatasu maksmise taotlus koosneb kolmest erinevast plokist: põhiandmed, lisatasu andmed ja lisatasu saajad.

Põhiandmete plokis tuleb:

1. Anda taotlusele nimetus [1]. Nimetus aitab eristada üht taotlust teisest, seda kuvatakse taotluste registris ning selle alusel on võimalik taotluseid otsida.
2. Lisada selgitav tekst ehk lisatasu maksmise põhjendus [2].
3. Määrata dokumendi seadistused:
   • Tuleb valida dokumendi mall [3], mille alusel süsteem loob lisatasu käskkirja. Mallid tuleb eelnevalt seadistada admin-keskkonnas.
   • Saab määrata, kas personaalne lisatasu maksmise selgitus kandub käskkirjale või mitte [4].
     • Saab määrata, kas käskkiri avalikustatakse avalikus dokumendiregistris või on tegemist asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud ehk AK käskkirjaga [5].
       NB! Käskkiri on automaatselt AK, kui sellel leidub vastava tunnusega töötajaid.
   • Saab määrata, kas käskkiri on avalik asutuse sees lisatasu saavatele töötajatele või mitte [6]. 
     Kui käskkiri on määratud lisatasu saajatele avalikuks, siis iga käskkirjal olev töötaja näeb teise töötaja lisatasu summat.
     Kui käskkiri on määratud lisatasu saajatele mittenähtavaks, siis iga tasu saaja saab üksnes personaalse teate lisatasu saamise kohta koos enda personaalse summaga, aga lisatasu käskkirja tervikuna ei näe.
   • Võimalik on vaadata lisatasu maksmise juhised [7]. Juhendav tekst lisatakse admin-keskkonnas.
   • Võimalik on üles laadida manust [8].

Kui dokumendi seaded on valitud, tuleks taotlus salvestada. Pärast salvestamist ilmub nähtavalt käskkirja eelvaate [9] nupp, mis avab PDF-vormis käskkirja. Kasutajal on võimalik kontrollida, kas käskkiri sünnib soovitud sõnastusega.

Lisatasu käskkirja märkimine AK-ks

Kui on soov lisatasu käskkiri märkida AK-ks ehk asutusesiseseks kasutamiseks, siis tuleb taotlusel teha linnuke märkeruutu "Märgin käskkirja AK-ks". 
NB! Kui taotlusele on juba lisatud töötajaid, kes oma ametikoha tõttu on AK, siis lisatakse linnuke süsteemi poolt automaatselt ja seda eemaldada ei saa.

Märkides käskkirja AK-ks, tekib taotlusele rippmenüü admin-keskkonnas seadistatud juurdepääsupiirangu alustega. AK-plokk täidetakse andmetega automaatselt ja taotluse peal ploki sisu enam muudetav ei ole:

• "Märge tehtud" kuupäevaks paneb süsteem taotluse kinnitamise kuupäeva.
• "Kehtib kuni" kuupäevaks paneb süsteem taotluse kinnitamise kuupäeva + admin-keskkonnas määratud aastad.
• "Teabevaldajaks" paneb süsteem asutuse nime.

PDF formaadis käskkirja eelvaatele kandub AK plokk selliselt, et "märge tehtud" kuupäevaks on eelvaate vaatamise kuupäev ning "kehtib kuni" kuupäevaks eelvaate vaatamise kuupäev + adminis seadistatud aastad. Allkirjastatud käskkirjale kannab süsteem vastavalt käskkirja allkirjastamise kuupäeva.

Lisatasu andmestiku plokk

Lisatasu andmestiku plokis tuleb valida:

1. Tasuliik, mida soovitakse töötaja(te)le maksta [1]. Tasuliigi valimise järgselt kuvatakse ka tasuliigi SAP koodi [2]. Tasuliikide ja nende kasutamisega saab täpsemalt tutvuda siin.
2. Mis perioodi eest töötaja(te)le lisatasu maksta soovitakse [3].
   "Alates" lahter on kohustuslik täita.
   "Kuni" (kuupäevaliselt või tingimuslik lõpp) lahter muutub kohustuslikuks, kui on valitud, et lisatasu väljamaksed on igakuised.
3. Väljamakse reeglite all [4] tuleb määrata, kas tegemist on ühekordse või igakuise maksega või maksmise juures arvestatakse tööl oldud ajaga, s.t. kas töötaja haigestumine või puhkusel olek mõjutab lisatasu maksmist. 
4. Lisada saab ka käskkirjale kanduva täiendava selgituse [5].

Lisatasu saajate plokk

Lisatasu saajaid saab taotlusele lisada ükshaaval [1], mitu töötajat korraga [2] või importida Excelist [3].
Lisatud töötajate kohta kuvatakse tabelis [4]: eesnimi, perenimi, ametikoht, struktuuriüksus, listasu summa, kehtiv palk, personaalne selgitus.

Tabelisse lisatud töötajate andmeid saab kuni taotluse kinnitamiseni muuta. Muudatuste tegemiseks tuleb töötaja(te) nime(de) ette panna linnukesed, misjärel on võimalik on valitud töötajaid eemaldada [5], muuta juba sisestatud lisatasu summat [6], muuta või lisada personaalseid selgitusi [7], muuta finantsdimensioone [8].
NB! Kui linnukesega on valitud mitu töötajat, siis kehtivad muudatused nende kõigi kohta. 

Täiendavalt on võimalik lisatasu saajaid eksportida Excelisse [9].

Ühe töötaja lisamine

Ükshaaval töötaja lisamiseks vali nupp "Lisa töötaja" [1].

Avanevas aknas pead isikuotsinguga otsima töötaja, kellele soovid lisatasu maksta [5]. Kahe tähemärgi sisestamisel hakkab süsteem pakkuma vasteid nimedele.

Lisatasu on võimalik tagantjärele maksta ka lõppenud töösuhtega töötajatele. Selleks rakenda filtrit "Kuva ainult lahkunud töötajaid" [6]. Märkeruudu valimisel kuvatakse rippmenüüna töötajaid, kelle töösuhte lõpust on möödas vähem kui aasta.

Pead määrama lisatasu summa, mis võib olla kindel summa või protsent töötaja palgast [7]. Abistava infona on kuvatud ka töötaja kehtiv palk.

Nupust "Fin.jaotus" [8] saad vaadata, millised on töötajal palga maksmise finantsdimensioonide vaikeväärtused taotluse vormistamise kuupäeva seisuga. Finantsdimensioone on võimalik muuta. 

Võimalik on lisada personaalset selgitus töötajale lisatasu maksmise kohta [9].

Mitme töötaja lisamine

Korraga mitme töötaja lisamiseks lisatasu taotlusele vali nupp "Lisa mitu töötajat". Avaneb aken, kus paremal pool on asutuse struktuur koos osakondade ja töötajatega. Isikuid on võimalik otsida asutuse struktuurist üksuseid sinisest noolest avades. Võimalik on rakendada ka otsingut [1]. Otsida saab isiku nime, ametinimetuse või oskonna nime alusel. 

Töötajad tuleb viia akna paremalt poolelt vasakule lisatasu saajate plokki. Selleks tuleb töötaja või osakonna nimel klikkida, et taust muutuks kollaseks [2]  ning seejärel akna keskel oleva noole nupu abil [3] liigutada töötaja või osakond paremast aknast vasakusse. 
Kui valitakse terve osakond, siis pärast vasakusse aknasse viimist kuvatakse seal valitud osakonna töötajaid eraldi ridadel. 

Pead määrama lisatasu summa, mis võib olla kindel summa või protsent töötaja palgast [4].
Pane tähele! Kindla summa määramisel saavad kõik valitud töötajad lisatasuks identse summa, protsent palgast lisab aga igaühe palgast sõltuva individuaalse summa.
Võimalik on lisada personaalset selgitus töötajale lisatasu maksmise kohta [5]. Mitmele töötajale korraga lisamisel saavad kõik sama selgituse/põhjenduse.

Töötajad Excelist

Lisatasu saajaid saab importida ka Excelist. Excelist importimisel kehtivad järgmised reeglid:

• Et Exceli importimise või eksportimise nupp lisatasu saajate tabeli juures aktiivseks muutuks, tuleb taotlus esmalt salvestada. 
• Excelist importimiseks tuleb kindlasti kasutada portaali poolt pakutavat Exceli malli. Selle saab alla laadida lisatasu saajate tabeli all olevast nupust "Ekspordi Excelisse" [1] - faili saab salvestada ka tühjast tabelist.

• Excelist lisatasude importimiseks on vaja teada töötaja SAP personalinumbrit (SAP ID). Kohustuslikud andmed Excelis on töötaja SAP ID (veerg A) ja lisatasu summa (veerg F). Töötaja SAP ID või alata nii nulliga kui ilma, näiteks: 07000190 või 7000190 - import töötab mõlema varianduga.
  Töötaja nime, ametikoha ja struktuuriüksuse lahtrite täitmine ei ole kohustuslik - need täidab süsteem isiku SAP ID alusel ise.

Excelist importimiseks vajuta lisatasu saajate tabeli kohal olevat nupu "Lisa Excelist". Avaneb aken, kus on selgitatud failist andmete importimise nõudeid. "Lisa manus" [2] nupu abil otsi arvutist vajalik Excel.

Faili lisamisel kontrollib süsteem, kas tegemist on nõutud formaadiga või mitte. Lisaks valideeritakse andmete kvaliteeti. Kui fail ei vasta nõuetele, kuvatakse kasutajale veateadet. Näiteks kui töötaja SAP ID on lisatud ilma nõutud nullita numbri alguses, kuvatakse veateadet: Mõne isiku Sap ID on vale! Palun kontrolli, et Sap ID algab 0-ga.

Kui faili ja selles sisalduvate andmetega on kõik korras, kuvatakse õnnestumise teadet ning isikud lisatakse lisatasu saajate tabelisse. 

Pane tähele!
Kui varasemalt oli lisatasu saajate tabelis juba töötajaid, siis Excelist isikute importimisel need kustutatakse ning asendatakse failis olevate töötajatega.

Excelist andmete importimist võib kasutada ka sel moel, et lisatasu saavad töötajad on tabelisse lisatud rakenduse kaudu, aga nendele määratud lisatasude summad lisatakse Excelis. Sel juhul tuleb isikud lisada nupu "Lisa töötaja" kaudu, eksportida töötajad Excelisse, täita Excelis lisatasu veerg summadega ning importida Excel tagasi.

Lisatasu saajate andmete muutmine

Lisatasu saavate töötajate andmetes on võimalik teha muudatusi pannes töötajate nimede ette linnukesed [1]. Valitud isikuid on võimalik eemaldada [2], võimalik on muuta neile määratud lisatasu summat [3], neile lisatud selgitust [4] ja finantseerimise jaotust koos rahastamise allikatega [5]. Täiendavalt on tabelisse lisatud lisatasu saajaid võimalik salvestada Excelisse [6]. 

Kui lisatasu saajate hulgas on töötajaid, kellel on pikem puudumine (lapsehoolduspuhkus vms), siis kuvatakse töötaja nime juures kollasel taustal hüüumärgi ikooni, millel hiirega peal hõljudes kuvatakse ka täpsemat infot puudumise kohta [7]. 

Kui lisatasu saajate hulgas on lõppenud või peatunud töösuhtega tööajaid, saab need vastavasse märkeruutu linnukese lisamisega välja filtreerida [8].

Pane tähele!
Muudatuste tegemisel tehakse vastavad muudatused kõikidel valitud töötajatel.
Näiteks lisatasu summa muutmisel saavad kõik valitud töötajad sama summa, lisatasu selgituse muutmisel saavad kõik valitud töötajad sama selgituse jne. Muutmise aknas kuvatakse abistava infona, mitu isikut on andmete muutmiseks valitud. 

Finantsdimensioonid

Finantsdimensioonide kuvamine

Töötaja põhiseid finantsdimensioone kuvatakse taotluse vormistamise kuupäeva seisuga.
Lisatasu saajate tabelis kuvatakse iga töötaja rea lõpus finantsdimensioonide muutmise nuppu koos lipu ikooniga.
Kui töötajal on täidetud neli esimest dimensiooni (eelarveüksus, eelarveobjekt, tegevusala, kulukeskus), on kuvatud hall lipuke. Kui töötajal on lisaks neljale esimesele dimensioonile täidetud veel mõni väärtus (ressurss, abiraha või projekt), siis on kuvatud kollane lipuke. 
Hiirega finantsdimensioonide nupu peal hõljudes kuvatakse ka vastava töötaja konkreetseid väärtuseid.

Finantsdimensioonide muutmine

Kui konkreetne lisatasu vajab maksmist teistsuguste finantsdimensioonidega, kui on töötaja andmetes kuvatud, siis on võimalik neid muuta. Üksikul töötajal andmete muutmiseks tuleb klikkida töötaja rea lõpus oleval "Finantsdimensioonide" nupul. Avaneb aken, kus on võimalik lisatasu summa jagada osadeks "Lisa" [1] nupust täiendatav osa lisades.
Täiendavat osa saab lisada nii protsendina [2] kui summaliselt [3], süsteem arvutab vastavalt ise teise väärtuse. Salvestamisel kontrollib süsteem, et erinevate osade protsent kokku ei oleks suurem kui sada [4]. 
Igale osale saab seadistada oma finantsdimensioonid [5].

Nupp "Finantsdimensioonid" avab uue akna, kus neli esimest dimensiooni on kohustuslikud: eelarveüksus, eelarveobjekt, tegevusala, kulukeskus. Neid saab muuta, aga päris ära kustutada ei tohi. Võimalik on lisada ressurssi, abiraha või projekti. Väärtuse otsimiseks tuleb sisestada vähemalt 2 tähemärki, et süsteem hakkaks pakkuma vasteid. 
Valida sobiv vaste hiirega. 

Finantsdimensioonide muutmine mitmel töötajal

Kui on vaja muuta finantsdimensioone mitmel lisatasu saajal korraga, siis tuleb töötajate nimede ette lisada linnukesed ning valida nupp "Muuda valitutel finantseerimise jaotus".

Kuna valitud töötajate lisatasude summad võivad erineda, siis on avanevas aknas osadeks jagamist võimalik määrata üksnes protsendiga.

Finantsdimensioonide aknas avaneb loogika, kus kõikide dimensioonide väärtuseks on kuvatud "Vaikimisi töötaja põhine". Kui valitud töötajatel on näiteks erinevad kulukeskused või erinevad tegevusalad, siis võimaldab see jätta töötajate individuaalsed väärtused paika ning lisada kõigile näiteks ühine ressurss, abiraha või projekt.

Kui finantsdimensioone on portaalis muudetud, siis ilmub töötaja real nupu "Finantsdimensioonid" kõrvale pliiatsi ikoonike, mis tähistab dimensioonide muutmist. Hiirega ikooni peal hõljudes kuvatakse teksti: Finantsdimensioonid muudetud portaalis.

Lisatasu taotluse esitamine

Kui lisatasu taotlus on vormistatud, tuleb see saata kooskõlastusringile. Selleks vajutada nuppu "Valmis esitamiseks" [1], mis viib kasutaja taotluse kooskõlstusringi vaatele. Kooskõlastusring peab olema eelnevalt seadistatud admin-keskkonnas. 

Eelseadistatud kooskõlastusringis saad vajadusel teha muudatusi lisades täiendavat kooskõlastajat [2] või muutes sammu täitja isikut [3]. Kui kooskõlastusring sobib, tuleb taotluse lõplikuks menetlusse saatmiseks vajutada nuppu "Esitan taotluse" [4].

Lisatasu taotluse kooskõlastamine või kinnitamine

Kooskõlastaja või kinnitaja saab portaali töölauale tööülesande lisatasu maksmise taotluse kooskõlastamiseks/kinnitamiseks. Tööülesandel klikkimine avab taotluse vormi. 

Taotlusel saab vajadusel kõiki andmeid muuta. 

Tööülesande täitmiseks on taotluse ülaservas nupud "Kooskõlastan" [1] ja "Lükkan tagasi" [2]. Tagasi lükkamise korral on igal juhul vaja lisada põhjendus. 

Kinnitaja peab kinnitamise käigus taoltuse digiallkirjastama. Taotluse andmestikust genereeritakse PDF-vormis käskkiri, mis salvestatakse digikonteinerisse. Käskkirjast on võimalik vaadata eelvaadet [3].

Lisatasu taotluse muutmine

Kinnitatud ja SAPi saadetud lisatasusid on võimalik muuta. Muuta saab määratud summat, lõpetada maksmist planeeritust varem või tühistada lisatasu maksmine sootuks. 
Muutmiseks tuleb kõnealune lisatasu taotlus üles otsida ja avada ning vajutada nuppu "Avan muutmiseks".

 Nupp avab vaheakna, kus tuleb lisada selgitus taotluse muutmise kohta.

Pärast selgituse lisamist vajutada nuppu "Ava dokument muutmiseks".  

Avaneb muutmise taotlus, kus nimetuse väljale on süsteem taotluse esialgsele nimetusele lisanud laiendi "muutmine" [1]. Soovi korral saab nimetust muuta. 
Eelmises aknas lisatud selgitus on kandunud "Lisainfo" lahtrisse [2].
Kohustuslik on lisada selgitus, mis kandub käskkirjale [3].
Muutmistaotluse üles serva tekib seos algse taotlusega [4].

Muudatused lisatasu saajate tabelis

Muutmistaotlusel saab muudatusi teha ainult lisatasu saajate tabelis. Linnukesega tuleb märgistada töötaja nimi, kelle osas muudatust teha soovitakse [5]. Lisatasu summa muutmiseks valida tabeli alt nupp "Muuda valitutel summa" [6]. Avaneb aken valitutel summa muutmiseks. Samal moel on võimalik muuta ka valitutel selgitust [7] ja finantseerimise jaotust [8].

Pärast muudatuse salvestamist värvuvad valitud töötajate read kollaseks ja muudatusega lahtrisse tekib sinine i-tähega ikoonike, millele hiirega peale liikudes kuvatakse varasemat väärtust.

Võimalik on ka lisatasu maksmise varasem lõpetamine, kui lisatasu on vormistatud pikemaks perioodiks või tingimusliku tähtajaga. Sel juhul tuleb linnukesega märgistada töötaja nimi, kelle osas muudatust teha soovitakse ja tabeli alt valida nupp "Lõpeta valitutel maksmine" [9]. Nupp avab akna, kus tuleb kalendrist valida kuupäev, millal lisatasu maksmine soovitakse lõpetada.
NB! Maksmise perioodi saab ainult lühendada. Pikendamine võimalik ei ole. Sel juhul tuleb lihtsalt vormistada täiendav lisatasu taotlus.  

Pärast muudatuse salvestamist tekib tabelisse taas kollase taustaga rida, kus sinine i-tähega ikoonike on kuvatud ajavahemiku veerus. Hiirega ikooni peale liikudes kuvatakse algse taotlusega vormistatud lisatasu periood. 

Täiendavalt on võimalik töötajale määratud lisatasu tühistada tervikuna (vormistati ekslikult nimekaimule vms).  Sel juhul tuleb linnukesega märgistada töötaja nimi, kelle tasu tühistada soovitakse ja tabeli alt valida nupp "Tühista valitutel maksmine" [10]. 
Tühistatud töötaja rida värvub taustatooni poolest roosaks ning tööaja nimi, selgitus ja maksmise periood saab läbi kriipsutatud. 

Kui muudatustes midagi valesti läks, on neid võimalik ka tagasi võtta. Sel juhul tuleb linnukesega märgistada vastava töötaja nimi ja vajutada nuppu "Taasta algseis" [11].

Muudatustega lisatasu taotlus tuleb saata kooskõlastusringile, nagu algne taotlus.